Röviden szeretnénk összefoglalni a tapasztalatainkat a jelenlegi nyilvántartó rendszerekről, és arról, hogy mi az általunk kínált megoldás ezekre az üzemeltetői feladatokra.
2011-ben kezdtünk sírkertek nyilvántartásával foglalkozni. Ez idő alatt megismerkedtünk az üzemeltetéssel kapcsolatos feladatokkal, és közben ennek hátterét építettük ki. Elmondható, hogy mára olyan rendszert alakítottunk ki, ami a konkrétan felmerülő, gyakorlati tapasztalatokon alapul. A legtöbb üzemeltető hasonló feladatokkal, problémákkal nézett szembe, amikre megoldásokat kellett találni. Ezek közül a legfontosabbak az alábbiak:
Az üzemeltető sokszor magára marad az adatok rögzítésével
Nyilvántartó szoftvert a piacon sokan kínálnak. A legtöbbjük valóban jó minőségű termék. Azonban a gyakorlati tapasztalat az, hogy egy-egy rendszer megvásárlása, vagy előfizetése esetén a megrendelő csak egy "keretet" kap, amit a meglévő adataival fel kell töltenie. Esetleg, ha van táblázatkezelőben vezetett nyilvántartás, azt be lehet tölteni, de a térkép elkészítése, betöltése, sokszor nem megoldott. Emellett a legtöbb program képes fényképeket is kezelni, azonban - ha a szolgáltatáshoz nem jár a fényképek elkészítése is - akkor az üzemeltetőnek kell ezt is megoldani, amire a legtöbbször nincs sem ideje, sem kapacitása. Így viszont az adatbázis félkész marad. Vajon olyan rendszert szeretne az üzemeltető, amibe még saját magának kell felvinni az adatokat, és hozzáadni a fényképeket, vagy egy olyat, ahol a szolgáltatás megkezdése előtt minden ilyen munkát elvégeznek helyette? A választásnál komoly előnyünk, hogy mi egy teljesen kulcsrakész rendszert adunk át, és a szolgáltatásért csak azután kell fizetni, hogy a rendszer naprakész. A megrendelő ezután sem marad egyedül, hanem számíthat a segítségünkre a továbbiakban is.
Nincs semmilyen nyilvántartás
Komoly probléma az is, hogy az üzemeltető szeretne megfelelni a törvényi előírásoknak, azonban nincs semmilyen kiindulási alapja. Nincsen semmi nyilvántartás az elhunytakról, és megfelelő térkép sem. Ebben az esetben sem megoldás egy üres "keretet" vásárolni, hiszen az adatok problémája ettől nem lesz megoldva.
Sokszor nincs kialakult rendszer a sírhely-rendelkezők kezelésére, a lemondásokra, az esetleges exhumálások vezetésére. Pedig nagyon fontos tudni, hogy időben kik voltak az egyes sírhelyek megváltói, kik voltak a temettető személyek, és meddig érvényes a sírhely megváltása.
A mi megoldásunk a nulláról is képes megfelelő nyilvántartást építeni - még akkor is, ha csak a sírkövekről beírható adatok állnak rendelkezésre, vagy ha azok csak egy füzetben vannak vezetve.
Nem megfelelő a térkép
Az évek során több térképpel is találkoztunk, amik közül sok igen ötletesen, és jól volt elkészítve. Volt, ahol az Excel programot használták erre a célra, volt ahol kézzel készített - meglepően pontos - térkép volt az alap. Ezek mindegyike elismerésre méltó munkát takar, és a készítő, üzemeltető szándékát az elérhető legjobb nyilvántartás vezetésére. Azonban sokszor ezek aktualizálására, pontosítására már nincs elegendő kapacitás.
A meglévő - bármilyen - térkép viszont kiindulási alapnak megfelelő, hiszen ott általában valamilyen azonosítási rendszert szoktak használni. Ehhez mi alkalmazkodunk, és lehetőleg annak struktúráját tartjuk fenn. A legtöbb esetben drónos mérést alkalmazunk, így tudjuk aktualizálni a meglévő térképet, vagy akár teljesen újat is tudunk készíteni. Drónos méréseinkről itt olvashat bővebben.
A megrendelő váratlanul szembesül az üzemeltetési feladatokkal
Előfordult olyan is, hogy egy-egy önkormányzatnak váratlanul, egyik hónapról a másikra kellett átvenni egy sírkert kezelését, úgy, hogy előtte erre nem volt felkészülve - sem eszközzel, sem szofverrel, és ami az egyik legfontosabb, hogy kezelő személlyel sem. Adatként vagy kaptak valamilyen formában (legtöbbször papíron) vezetett nyilvántartást, vagy erről is nekik kellett gondoskodni.
Ekkor a legcélszerűbb egy olyan megoldást keresni, ahol egyben, egy helyen lehet az összes munkarészt elkészíttetni. Ezután a kész nyilvántartást már a szolgáltatás részeként lehet használni. Bár a szoftverünk kezelése könnyen elsajátítható, de természetesen oktatást is tudunk nyújtani hozzá - a rengeteg, elérhető dokumentáció mellett is. Igyekeztünk úgy kialakítani, hogy használata beilleszthető legyen a napi adminisztratív feladatok közé.
A jövőbeni tervezés nehézkes
A legtöbbször az az elvárás, hogy a sírkertek rendezett, átlátható képet mutasanak. A régi részek általában nem egy tervezett mintát követnek, azonban az újonnan kialakuló részeknél erre lehet törekedni. Ha az üzemeltetőnek van elkézelése, hogy miként szeretné ezt kialakítani a jövőben, akkor annak technikai megvalósításában segítünk. Egyéb esetben meg tudjuk tervezni is a parcellakiosztást, és fel tudjuk készíteni az adatbázist is rá, átlátható, tervezhető formában.
Kevés ember áll rendelkezésre a megnövekedett feladatokhoz képest
Igen, ez sajnos egy általános probléma, amit sok helyen tapasztaltunk. Az adminisztratív dolgozók közül kell valakinek a temető-üzemeltetéssel is foglalkoznia. Kevés olyan hely van, ahol kifejezetten erre szakosodott személyzet áll rendelkezésre, azonban számukra is könnyebbséget jelent egy szakszerűen felépített nyilvántartó rendszer. Sokszor viszont a terepen az informatikában kevésbé jártas munkatársak is dolgoznak, akik számára egy papíron is vezethető - majd természetesen a rendszerbe rögzíthető - űrlapos megoldással is rendelkezünk.
A mi megoldásunkkal az üzemeltetési feladatok egy része lekerül a sírkert kezelőjéről. Nem kell az adatok elhelyezéséről gondoskodnia, nem szükséges szervert üzemeltetnie, biztonsági mentéseket készítenie, mégis, egy mindenhonnan elérhető rendszer fog a rendelkezésére állni.
A térkép és a fényképek karbantartásával sem szükséges törődni, egyedül a sírhely megváltások, elhunytak rögíztésével, így az adminisztrátor munkatásak is tehermentesíthetők.
Amennyiben statisztikákra, kimutatásokra, vagy egy-egy leszűrésre van szükség, abban is segítünk a szolgáltatás részeként.
Összefoglalva, ezek az általános észrevételeink, és az erre kifejlesztett megoldásaink. Ezek mellett azt is érdemes figyelembe venni, hogy a megfelelően vezetett nyilvántartásnak egy jól publiklálható, hasznos vetülete is van: az internetes sírhelykereső bármikor hozzáadható a szolgáltatáshoz, aminek eredményeképpen a publikus adatok, és a temető térképe egy látványos kereső felületen is elérhető lehet.
Köszönjük, hogy elolvasta ezt az összefoglalót. Amennyiben kérdése van, kérjük bátran lépjen kapcsolatba velünk.
A Geokrónika csapata
